Как правильно оформить документы при посещении ресторана

КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДОКУМЕНТЫ ПРИ ПОСЕЩЕНИИ РЕСТОРАНА ЧТОБЫ ИХ МОЖНО БЫЛО УЧЕСТЬ В РАСХОДАХ КОМПАНИИ (или как сходить в ресторан за меньшие деньги без потери качества и количества)

Связаться с нами >>

БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ нашей компании >>

СТОИМОСТЬ бухгалтерского обслуживания >>

Каждый из нас время от времени посещает различные рестораны. Иногда с семьей по праздникам или по выходным, иногда с коллегами по работе во время обеда или по праздникам, иногда с бизнес-партнерами для проведения каких-либо переговоров в чуть менее официальной обстановке, чем в офисе.

Рестораны бывают разные, готовят в них по разному, посуда и еда может быть тоже разной. Но есть одно, что объединяет все, без исключений, рестораны - это счет, который Вы получаете после Вашей трапезы. Иногда это бывает счет, а иногда - СЧЕТ. И зачастую владельцы бизнеса и руководители высшего звена компаний, которые имеют право сводить в ресторан своих бизнес-партнеров за счет своей компании, несмотря на это, делают это за свой собственный счет.

Этой небольшой статьей мы бы хотели призвать наших клиентов и всех тех. кто догадается прочитать этот материал, не тратить свои личные средства на посещение ресторанов, по крайней мере, в тех случаях, когда Вы приводите туда Ваших деловых партнеров, поставщиков, клиентов и т.п. Здесь мы также покажем на цифрах почему крайне невыгодно в таких случаях ходить в ресторан за свой счет и что нужно сделать, чтобы правильно оформить посещение ресторана так, чтобы мы - обслуживающая Вас компания - могли уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, с одной стороны, и чтобы налоговые органы, при этом, не имели претензий к Вашей организации, с другой стороны.

Скачать документы для оформления визита в ресторан >> *)

Итак, по нашим наблюдениям, в среднем каждый руководитель посещает ресторан для целей проведения деловой встречи не менее одного раза в неделю. Конечно, в каждой компании существует очень ограниченный круг лиц, которые имеют право посещать рестораны за счет своей компании - как правило это владельцы бизнеса и топ менеджеры. Предположим, для примера, что в некоторой компании Х количество таких руководителей - 3 человека. Хотелось бы сразу сделать несколько оговорок в этой статье мы исходим из того, что указанные руководители радеют душой за свою компанию и для каждого из них в большой степени не имеет значения тратить деньги от лица компании или из собственного кармана - и тот и другой способ для них одинаково болезнен. Это, конечно, не всегда так, но в этой статье мы рассматриваем именно случай болеющих за свое дело руководителей. Настоящая статья имеет целью показать насколько невыгодно тратить личные средства по сравнению с средствами компании.

По опыту наших клиентов нам известно, что если усреднить все чеки за последние 4 года, то средний чек при посещении ресторана для проведения деловой встречи составляет около 6000 рублей (здесь сразу хотелось бы сделать оговорку, что очень многое зависит от количества посетителей, от количества блюд и т.д. и, соответственно. чек может быть от 1500 до 50000 руб., но по нашим данным среднее значение составляет именно эту сумму).

Таким образом, если эти три руководителя каждый независимо от другого посетит ресторан с бизнес партнерами компании Х один раз в неделю, то сумма чеков за эту неделю составит 18000 (3 х 6000). В месяц эта сумма составит 72 000 руб (18000 х 4 недели), а в квартал, соответственно, 216 000 руб. Здесь надо остановится и поразмыслить над тем, что 6000 рублей для одного посещения - эта сумма, быть может, и не такая существенная, но когда она превращается в четверть миллиона - это становится очень интересным для того, чтобы подумать о том, как можно сделать так, чтобы эти деньги можно было бы официально провести в бухгалтерском и налоговом учете компании.

Продолжим наши простые расчеты. итак, мы посмотрели, какая общая сумма тратиться тремя руководителями в квартал. Но оказывается, что на самом деле эта сумма не 216000, а намного больше. Причиной тому являются (1) те налоги и взносы, которые Вы платите, чтобы получить эти деньги в свой карман, чтобы затем расплатиться ими в ресторане и (2) та налоговая выгода, которую Вы теряете от того, что эти расходы на ресторан несете именно Вы. а не Ваша компания.

Что мы имеем ввиду? Чтобы наши три руководителя получили в общей сложности 216000 руб., компания должна либо выплатить эти деньги в качестве обычной заработной платы, либо в качестве дивидендов. В первом случае, компания должна заплатить с этой суммы в бюджет России налог на доходы физических лиц в размере 13% и взносы в ПФР и ФСС в размере 30%. Т.е. общая сумма получится около 43% от 216000, что составляет около 93000 руб. Поэтому, обращаясь к руководителям, скажем, что когда Вы идете в ресторан за свой счет на самом деле Вы тратите на 43% больше, чем то, что указано в ресторанном счете и эти 43% Вы уже заплатили в бюджет, когда Ваша компания выдавала Вам эти деньги в качестве зарплаты или премии.

Рассматривая вариант расходования личных средств на посещение ресторана за счет дивидендов, ситуация становится полегче, но и она обременена 9% налога на дивиденды (он тоже называется налогом на доходы физических лиц, но всегда уточняется фразой "при выплате дивидендов"). В этом случае, Ваша компания, прежде чем выдать Вам эти 216000 в качестве дивидендов должна будет заплатить около 20000 руб. (216000 х 9%).

Выше мы поговорили о том, что Вы потеряли, сходив в ресторан на собственные деньги. Но мы не должны упускать также и то, что Вы (т.е. Ваша компания) упустила, не включив сумму 216000 в расходы. А ведь это - не много ни мало - около 43000 руб. (20%). Что это за цифра? Это та часть налога на прибыль, на которую Вы могли бы уменьшить налог на прибыль Вашей компании при уплате его в бюджет, если бы учли в расходах сумму 216000 руб. И, конечно, справедливости ради, если задаться целью подсчитать все последствия расходования личных средств этих руководителей на визиты в ресторан, то эту сумму необходимо прибавить к тем налогам, которые рассчитаны выше.

Подведем итог. В случае, если в качестве источников финансирования визитов в ресторан используются собственные средства руководителей, полученные как зарплата или премия, то реальный расход денежных средств составит 352000 руб. (216000 (сумма в чеков) + 93000 (НДФЛ и взносы) + 43000 (упущенный налог на прибыль)). Т.е. получается, что поели люди на 216000, а на самом деле уплачено 352000 руб., что на 136000 руб. больше, чем чистая сумма чеков (т.е. на 62%), что составляет около 4500 долларов США по курсу на дату написания этого материала.

В случае, если источником финансирования визитов в ресторан являются дивиденды, то реальный расход денежных средств составит 279000 руб. (216000 (сумма чеков) + 20000 (9% налог на дивиденды) + 43000 (упущенный налог на прибыль)), что на 63000 руб. больше чистой суммы чеков (т.е. почти на 30%), что также составляет около пары тысяч долларов.

Просим нашего читателя также не забывать, что год состоит из четырех кварталов и в год чистая сумма чеков составит 216000х4 = 864 000 руб. А на самом деле,

в случае использования зарплаты или премии Вы потратите на 62% больше, т.е. около 1 млн. 400 тыс. руб.
в случае использования дивидендов Вы потратите на 30% больше, т.е. около 1 млн 120 тыс. руб.

На всякий случай напоминаем, что это всего лишь три посещения ресторанов в неделю.

Что же можно сделать в такой ситуации? Все очень просто. Достаточно лишь:

1) распорядиться, чтобы при каждом посещении ресторана Ваши сотрудники оформляли три документа, шаблоны которых Вы можете скачать здесь >> *)

2) обязательно каждый раз сразу после посещения ресторана отправлять сканы этих оформленные трех документов нам вместе с сканами чеков из ресторана.

*) Обратите внимание: файл размещен в формате rtf и без проблем открывается в любой версии Word (если у Вас возникают любые проблемы с открытием файла, свяжитесь с нами и мы Вам поможем)

В заключении популярной части этой статьи заметим, что наш государственный законодатель, конечно, не мог не ограничить такую вольность, как включение в расходы представительских расходов. Иначе, вероятно, это может снизить их возможность посещать питейные заведения, к которым они привыкли. В общей сумме представительские расходы не могут составлять сумму больше, чем 4% от общей суммы расходов на оплату труда.

Далее мы предлагаем Вам ознакомится с более скучным разделом этой статьи, который посвящен представительским расходам, их налогообложению и содержит ссылки на соответствующие нормативные документы. Это скучно, но иногда чрезвычайно полезно.

В налоговом учете понятие представительских расходов установлено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ):

«К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Помимо определения, указанный пункт содержит перечень представительских расходов, согласно которому таковыми являются:

расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Перечень представительских расходов закрытый и расширению не подлежит.

Заметим, что налоговое законодательство запрещает учитывать в качестве представительских расходов расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Напоминаем, что расходы (и в бухгалтерском и в налоговом учете) должны быть документально подтверждены. Обращаем Ваше внимание на то, что оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:

1) оформление общих документов;

2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Для подтверждения представительских расходов финансисты настойчиво рекомендуют оформить пакет документов, в который входят (Письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26):

приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
смета представительских расходов;
первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров и услуг, использованных при проведении представительского мероприятия (Договора, счета, накладные, акты выполненных работ, чеки ККТ, товарные чеки и др.);
отчет или акт о фактической сумме расходов на проведенное мероприятие.

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Представительские расходы подлежат нормированию и, как сказано Выше, при расчете налога на прибыль их можно признать в размере, не превышающем 4% от общей суммы расходов общества на оплату труда за текущий отчетный или налоговый период. Сверхнормативные суммы представительских расходов для целей налогообложения не учитываются (абз. 3 п. 2 ст. 264, п. 42 ст. 270 НК РФ).

Скачать документы для оформления визита в ресторан >> *)

Связаться с нами >>

БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ нашей компании >>

СТОИМОСТЬ бухгалтерского обслуживания >>

Настоящий материал опубликован 18 августа 2014 года. Копирование, цитирование и иное его использование без получения официального разрешения на бумажном носителе от руководства ООО "Компания Профит-Эккаунтинг" запрещено.